Ranh giới phân biệt người bình thường và người giỏi đó chính là khả năng quản lý công việc hiệu quả.
Những người giỏi- họ biết đâu là những việc cần làm, đâu là việc phải ưu tiên và liệu mình có quên việc nào?
Bài viết về nghệ thuật quản lý công việc này dành cho những người:
- Đang muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Muốn làm việc hiệu quả hơn và thăng tiến cao hơn.
- Quản lý, trưởng nhóm muốn cấp dưới nể phụ hơn.
Đặc biệt, khi đứng ở vị trí cao, bạn không thể làm việc nhiều hơn. Điều đó đồng nghĩa bạn phải biết cách quản lý công việc của nhân viên hiệu quả.
Tại sao chúng ta vẫn thường thấy các “sếp sòng” chẳng vội vàng hay gấp gáp gì cả? Đội ngũ họ quản lý luôn làm việc hết mình và hoàn thành công việc đúng hạn.
Tất cả nguyên do, đều vì họ thành thạo nghệ thuật quản lý công việc.
Bình tĩnh như không trước một cơn bão công việc sắp đến chứng tỏ bạn chuyên nghiệp.
Để thành thạo nắm rõ nghệ thuật quản lý, những đầu sách hay về quản lý sẽ là người bạn đầu tiên của bạn.
Nhưng bạn vẫn có thể trở thành “nghệ sĩ quản lý công việc” với những phương pháp mà Graspread cung cấp dưới đây. Hãy đi cùng chúng tôi cho đến cuối nhé!
Hiểu rõ hơn về quản lý công việc.
Quản lý công việc là một cách miêu tả nhằm xác định, xúc tiến và thực hiện công việc hằng ngày.
Nói dễ hiểu hơn, nó là phương pháp giúp bạn luôn biết mình cần làm gì, đang làm gì và đã hoàn thành việc gì.
Thông thường, việc quản lý công việc sẽ đi kèm với những phương pháp riêng. Những phương pháp này giúp công việc rối bù trở nên dễ nhìn, dễ nắm bắt và không chạy đi đâu được.
Quản lý công việc chính là nỗ lực để trả lời cho câu hỏi ” Hôm nay tôi làm gì? “
Tại sao bạn phải quản lý công việc?
Ngụp lặn trong khối công việc đồ sồ, nhưng chẳng biết bắt đầu từ đâu. Một lúc phải giải quyết quá nhiều việc vì tất cả đều đến hạn.
Thậm chí, các việc quan trọng đã quá hạn nhưng bạn lại lãng quên mất.
Bạn làm việc thiếu hiệu quả, chỉ phản ứng lại những việc trước mắt. Những việc tiếp theo lại chưa hẳn là việc quan trọng nhất. Thời gian thì có hạn và không đủ cho tất cả mọi việc trong cùng một ngày.
Quản lý công việc giữ bạn luôn ở đỉnh cao và làm việc hiệu quả trong mọi lúc.
Giúp bạn luôn có thể điều chỉnh, chuyển giao công việc và bắt kịp thời hạn công việc. Bạn sẽ không phí thời gian cho những chuyện vô bổ. Quản lý công việc tốt còn mang đến với bạn nhiều lợi ích khác như:
- Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
- Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
- Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
- Từng việc bạn làm đều hoàn tất với chất lượng tốt nhất.
Hơn nữa, nắm rõ cách quản lý công việc sẽ giúp bạn giữ được cân bằng giữa cuộc sống và công việc.
Sự cân bằng này luôn cần thiết cho một người lãnh đạo, khi họ cần làm việc tích cực đồng thời nghỉ ngơi và dành thời gian cho các hoạt động khác.
Với những điều này, mà bạn càng phải học cách quản lý công việc hiệu quả. Khắc phục được những hậu quả do quá nhiều việc, lại gặt hái được thành công do quản lý tốt.
Công việc phải được quản lý như thế nào?
Bạn có biết rằng, bí quyết thành công của các doanh nghiệp trên thế giới là gì?
Đó chính là từ cấp lãnh đạo cho đến nhân viên, tất cả đều có thể quản lý hiệu quả công việc. Từng cá nhân đều biết sắp xếp công việc của bản thân và hoàn thành chúng đúng hạn, chất lượng và hiệu suất làm việc tăng cao.
Quản lý được công việc, bạn quản lý được thành công.
Nhưng bạn biết bao nhiêu cách để quản lý công việc hiệu quả?
Từ cổ chí kim, con người có nhiều cách để nhắc nhở và quản lý công việc của mình. Họ sử dụng nhiều công cụ để ghi lại và nhắc nhở bản thân về những việc cần làm. Cột một sợi dây vào ngón tay và đó là dấu hiệu của một việc chưa làm. Bạn đã thử cách này chưa?
Chẳng ai muốn suốt ngày cột sợi dây vào ngón tay mình, phải không nào?
Để biết quản lý công việc như thế nào cho tốt. Bạn hãy thực hiện tuần tự 4 bước sau theo những hướng dẫn của Graspread nhé.
4 bước quản lý công việc hiệu quả
Bước 1: Sử dụng Checklist để quản lý công việc hàng ngày
Bạn đã từng đi chợ với một checklist trên tay?
Phương pháp “đi chợ” hiểu đơn giản là bạn liệt kê công việc thành một checklist những việc cần làm.
Tất cả những gì bạn cần làm đó là gạch đầu dòng những đầu công việc.
Việc lên Checklist sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả & tốt hơn. Đây là một trong những phương pháp đơn giản và được thực hiện khá phổ biến.
Nếu đơn giản hóa tất cả, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt và thực hiện hiệu quả.
Có rất nhiều cách mà bạn nên áp dụng để cải thiện tầm nhìn công việc như:
- Ghi chép trong sổ tay.
- Trên ứng dụng điện thoại.
- Phần mềm quản lý trên laptop.
Hãy chọn những cách nào tiện cho bạn nhất.
Một trong những ứng dụng mà tôi rất thích dùng đó là Evernote. Bạn có thể tham khảo cách dùng Evernote để quản lý công việc tại đây.
Đây là bước đầu tiên giúp bạn quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, với khối lượng việc lớn, nhiều và chi tiết, bạn cần nhiều hơn một checklist.
Hãy cùng Graspread tiếp tục với bước 2 nhé!
Bước 2: Quản lý công việc và phân chia theo phương pháp Kanban
Được sáng tạo và áp dụng bởi tập đoàn Toyota, phương pháp quản lý công việc Kanban chia nhỏ các công việc thành 3 nhóm chính:
- TO DO
- DOING
- DONE
Cách thức thực hiện cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần suy xét những việc cần làm, sẽ làm và điền vào cột TO DO.
DOING là dành cho những việc đang thực hiện và DONE cho việc đã hoàn thành.
Sự bình tĩnh trước cơn bão công việc phần lớn đến từ lập kế hoạch. Với cột TO DO, bạn sẽ thấy được những việc sắp đến, khối lượng và thời hạn công việc ra sao. Từ đó bắt đầu quản lý công việc của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Bây giờ phải làm những gì? Cột DOING sẽ trả lời cho câu hỏi này.
Với DOING list, bạn chuyển những công việc trong hôm nay từ danh sách TO DO và bắt đầu làm việc.
Hãy ưu tiên cho những việc theo thứ tự khẳn cấp, quan trọng và độ khó. Với tất cả công việc trong ngày, đâu là việc khẩn cấp nhất? Sau khi sắp xếp theo mức độ cấp thiết, hãy suy nghĩ đâu là việc quan trọng và chọn làm trước.
Phương pháp quản lý công việc theo sơ đồ Kanban
Để chọn chính xác làm việc nào, hãy ưu tiên việc dễ trước, những công việc khó để sau. Vì sau cùng, đến cuối ngày bạn đều phải thực hiện xong tất cả.
Tại sao lại vậy?
Nếu chỉ tập trung làm việc khó trước, khả năng cao đến cuối ngày bạn sẽ chưa giải quyết được gì cả. Do đó hãy Ưu tiên cho việc dễ trước.
Chí ít, đến cuối ngày bạn cũng hoàn thành được một số việc quan trọng.
Cuối cùng, sau khi hoàn thành, hãy chuyển các công việc vào DONE. Bạn sẽ biết được những việc đã thực hiện và đã hoàn tất.
Cột DONE cho bạn một cái nhìn rõ rệt về thời gian làm việc của mình. Nếu nó luôn trống không và ít hơn so với 2 cột còn lại, bạn đang có vấn đề trong cách quản lý công việc.
Kanban mang lại lợi ích như thế nào?
Là phương pháp quản lý công việc vừa đơn giản, dễ hiểu lại trực quan. Nếu bạn muốn nhìn thấy một bức tranh tổng quan, hãy sử dụng Kanban. Bạn sẽ quản lý được tất cả công việc, ngày hết hạn và cả quá trình thực hiện phía trước. Không còn chìm ngập trong mớ việc rối bù.
Rất nhiều ứng dụng và website quản lý công việc áp dụng phương pháp này. Nếu bạn muốn quản lý trực tuyến, những bạn có thể cân nhắc những website như Trello, Leankit…
Bước 3: Áp dụng Excel, Google Sheet để quản lý công việc chuyên nghiệp
Trang Sheet dài vô tận thường sẽ không dễ nhìn, đặc biệt trên giao diện điện thoại. Nhưng nếu áp dụng Excel như một công cụ quản lý công việc, kết quả thu được sẽ rất mỹ mãn.
Nhờ sự linh hoạt, excel sẽ là công cụ tốt nhất để quản lý công việc các dự án với hàng tá công việc. Do đó, quản lý công việc bằng excel hiển nhiên trở thành quy định của hầu hết các công ty.
Khi quản lý một khối công việc lớn, hãy lập các sheet cho những loại việc khác nhau. Chẳng hạn:
- Sheet 1 cho việc công ty theo phương pháp Kanban.
- Sheet thứ 2 dành cho hoạt độg ngia đình.
- Và sheet cuối quản lý các công việc ngoài lề.
TIPS: Đặt những nguyên tắc màu sắc quy định mức độ quan trọng, cần thiết và khẩn cấp của công việc. Tất cả cách làm đó khiến khối lượng công việc của bạn trông thật đơn giản và dễ nắm bắt.
Hãy tận dụng những mẫu quản lý có sẵn và hoàn toàn miễn phí có trên Excel, Google Sheet.
Quản lý công việc hàng ngày của đội nhóm, phòng ban, Google Sheet sẽ là một trợ thủ đắc lực. Ứng dụng này cho phép các thành viên có thể tùy chỉnh, nhận việc và báo cáo trực tuyến.
Điều đặc biệt mà tôi thích ở Google Sheet đó là khả năng tương tác.
Tích hợp cả chức năng trò chuyện online, Google sheet sẽ là giải pháp quản lý tốt cho tập thể. Tất cả thành viên dễ dàng nhận nhiệm vụ và nhìn thấy vai trò của mình trong dự án.
Bước 4: Cách quản lý công việc dựa trên năng suất đội nhóm.
Đôi khi công việc sẽ có tính chất đội nhóm.
Là nhà quản lý, bạn phải tạo được sự phối hợp ăn ý của cả đội nhóm. Quản lý công việc cá nhân đã không dễ dàng, quản lý một nhóm còn khó khăn hơn rất nhiều.
Quản lý được cả đội ngũ, bạn mới thực sự chinh phục được nghệ thuật quản lý công việc.
Những task công việc của một cá nhân phải đồng điệu và hỗ trợ đồng đội. Khi quản lý cả đội, bạn phải tìm cách để công việc của từng cá nhân “bắt nhịp” với cả nhóm. Tất cả thành viên đều phải nắm & hiểu rõ công việc được giao.
Nhưng làm sao để cả đội quản lý tốt công việc và phối hợp đồng điệu với nhau?
Để làm được điều này, các thành viên đều phải có quyết tham gia đưa ra quyết định.
Hiện nay có rất nhiều công cụ phổ biến hỗ trợ bạn điều này. Một trong số những ứng dụng nổi tiếng có thể kể đến như:
Đây là những ứng dụng lý thưởng để bạn quản lý năng suất đội nhóm hiệu quả.
Là những công cụ được thiết kế với không gian mở, nơi mọi người trong cùng đội ngũ đều có thể truy cập với tài khoản riêng của họ. Công cụ quản lý đội nhóm có thể là một website quản lý, phần mềm hoặc ứng dụng di động.
Những phương tiện quản lý này được tích hợp và sử dụng ở tất cả giao diện, từ máy tính cho đến điện thoại. Tất cả thành viên đều có thể:
- Truy cập, theo dõi công việc.
- Thêm thắp, chỉnh sửa công việc.
- Thảo luận với các thành viên còn lại.
Ngoài thiết lập không gian quản lý công việc, những công cụ này còn kiến tạo bầu khí làm việc hiệu quả.
Song song việc quản lý hoạt động đội nhóm, mỗi thành viên đều có thể quản lý những task công việc cá nhân mà không phải sử dụng đến 2, 3 ứng dụng khác nhau.
Kết luận – hãy quản lý công việc một cách nghệ thuật
Hãy nhìn việc quản lý của bạn theo một con mắt của người chuyên nghiệp. Quản lý công việc là cả một nghệ thuật.
Không đơn giản chỉ là sắp xếp công việc, bạn còn phải đảm bảo công việc của cá nhân và tập thể phối hợp tốt với nhau.
Tính hiệu quả khi làm việc của cả đội ngũ nói lên sự thành công của một người quản lý.
Hãy luôn coi quản lý công việc như một môn nghệ thuật và chú trọng đến nó.
Graspread hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn trở thành nhà quản lý xuất sắc. Hãy tham gia bình luận ở phía dưới nếu bạn có thắc mắc.
Chúng tôi luôn quan tâm và sẽ phản hồi cho bạn trong thời gian sớm nhất!
